RPA Introduktion - Power Automate

🤖 RPA Introduktion

Power Automate - automatisering for alle

🟢 RPA Introduktion

RPA = Robot Process Automation

Enkelt forklaret: RPA er software der kan “efterligne” hvad du gør på computeren:

  • 🖱️ Klikke på knapper
  • ⌨️ Skrive i felter
  • 📁 Åbne og lukke programmer
  • 📊 Kopiere data mellem systemer
  • 📧 Sende emails automatisk

Tænk på det som: En usynlig assistent der kan gentage kedelige opgaver perfekt hver gang.

Hvornår skal du bruge RPA?

RPA er bedst til opgaver med mange klik - enten repetitivt arbejde (batch) eller ved lange, komplekse ensartede arbejdsgange

Hvornår skal du bruge RPA?

Kriterium ✅ Perfekt til RPA ❌ IKKE velegnet til RPA
Hyppighed 🔄 Gentagne opgaver (dagligt/ugentligt) 🔀 Sjældne, unikke opgaver
Klik-mængde 🖱️ Mange gentagne klik og handlinger 🎨 Kreative, variable processer
Kompleksitet 📋 Regel-baserede, faste trin 🤔 Kræver kreativitet/dømmekraft
Type 💻 Computer-opgaver 📞 Komplekse kunde-interaktioner
Stabilitet 🎯 Processer der ikke ændrer sig 🔀 Processer der ændrer sig ofte
Fejlrisiko ⚡ Fejl-følsomme, kræver præcision 🎨 Opgaver med mange undtagelser

Eksempler fra konsulentarbejde

Før RPA:

Hver mandag morgen:
1. Åbn Excel med projekt-data
2. Kopier tal til PowerPoint template
3. Opdater status for 15 projekter
4. Send email til hver projektleder
5. Upload rapport til SharePoint

Total tid: 2 timer

Efter RPA:

Tryk på knap → Alt sker automatisk på 10 minutter
Du bruger de sparede 1t 50min på værdiskabende arbejde

Power Automate - Microsofts RPA værktøj

Hvorfor Power Automate?

  • 🆓 Gratis version inkluderet i mange Microsoft licenser
  • 🔗 Integrerer perfekt med Office 365
  • 👥 Brugervenligt - ingen programmering nødvendig
  • ☁️ Cloud + Desktop - automatiser både web og PC-opgaver

To typer Power Automate:

Power Automate (Cloud):

  • Automatiser web-baserede opgaver
  • Email, SharePoint, Teams, osv.
  • Kører i skyen

Power Automate Desktop:

  • Automatiser alt på din PC
  • Excel, Windows programmer, web-browsing
  • Kører på din computer

Power Automate Desktop - Kom i gang

Installation:

  1. Download Power Automate Desktop (gratis)
  2. Log ind med Microsoft-konto
  3. Gennemfør intro-tutorial

Dit første flow: Vi laver en automation der:

  1. Åbner Excel-fil
  2. Kopierer data
  3. Indsætter i email-template
  4. Sender email

Almindelige automation-eksempler

1. Data-rapportering

PROCES:
- Åbn 3 Excel-filer med måneds-data
- Kopier nøgletal til rapport-template
- Generer grafer automatisk
- Send rapport til ledelse
- Arkiver filer i korrekt mappe

TIDSBESPARELSE: 90 minutter → 5 minutter

2. Faktura-behandling

PROCES:
- Download fakturaer fra email
- Læs faktura-data (OCR)
- Indtast i økonomisystem
- Send til godkendelse
- Arkiver dokumenter

TIDSBESPARELSE: 30 min/faktura → 2 min/faktura

3. Kunde-onboarding

PROCES:
- Opret kunde i CRM
- Send velkomst-email med dokumenter
- Opret projekt-mappe i SharePoint
- Book kickoff-møde i kalender
- Notificer projekt-team

TIDSBESPARELSE: 45 minutter → 5 minutter

Fejlfinding og best practices

Almindelige problemer:

Problem: “Flow stopper med fejl”

Løsning:
- Tjek at alle filer/programmer er tilgængelige
- Verificer at data er i forventet format
- Tilføj "wait" mellem actions hvis systemet er langsomt

Problem: “Virker på min PC, men ikke andres”

Løsning:
- Brug relative stier, ikke absolutte
- Tjek at alle har samme software-versioner
- Test på ren installation

Problem: “Automation er for langsom”

Løsning:
- Reducer unødvendige "wait" tider
- Brug keyboard shortcuts i stedet for klik
- Optimer Excel-læsning (læs kun nødvendige celler)

Komplekse workflow-design

Multi-system integration:

SCENARIO: Automatiser komplet ordre-til-levering proces

SYSTEMER INVOLVERET:
- CRM (kunde-ordre)
- ERP (lager og produktion)
- WMS (warehouse management)
- Email (kommunikation)
- Excel (rapportering)

WORKFLOW:
1. Monitor CRM for nye ordrer
2. Valider lager-tilgængelighed i ERP
3. Hvis ikke på lager → trigger produktions-ordre
4. Opdater kunde med leveringsdato
5. Når produceret → trigger warehouse picking
6. Generer forsendelsesdokumenter
7. Send tracking info til kunde
8. Opdater alle systemer med status

ERROR HANDLING:
- Lager-mangel → eskalér til indkøb
- Produktions-problemer → notificer planlægning
- System-nedetid → switch til manuel backup

MONITORING:
- Dashboard med flow-status
- Exception reporting
- Performance metrics

Advanced Power Automate features

1. AI Builder integration

DOCUMENT PROCESSING:
- OCR til fakturaer og kontrakter
- Form recognizer til strukturerede dokumenter
- Sentiment analysis på kunde-feedback
- Object detection i kvalitetskontrol-billeder

IMPLEMENTATION:
- Train custom models på jeres dokumenter
- Integrate med approval workflows
- Automatic routing baseret på content
- Exception handling for edge cases

2. Custom connectors

INTEGRATION MED LEGACY SYSTEMER:
- Byg custom API connectors
- Screen scraping til gamle systemer
- Database integration (SQL, Oracle)
- File-based integration (CSV, XML)

SIKKERHED:
- OAuth authentication
- Certificate-based security
- On-premises data gateway
- Audit logging

3. Advanced scheduling og triggers

INTELLIGENT TRIGGERS:
- Business hours only
- Conditional execution baseret på data
- Dynamic scheduling baseret på workload
- Event-driven automation (ikke kun timer)

LOAD BALANCING:
- Parallel execution for store datasæt
- Queue management for høj volume
- Resource optimization
- Failure recovery og retry logic

Enterprise RPA governance

Center of Excellence (CoE) setup:

1. Governance structure

ROLLER:
- RPA Champion (strategisk ledelse)
- Technical Lead (arkitektur og standards)
- Business Analysts (proces-optimering)
- Developers (avancerede automations)
- Support Team (drift og vedligeholdelse)

PROCESSER:
- Automation opportunity assessment
- Business case development
- Technical feasibility study
- Development standards og guidelines
- Testing og quality assurance
- Deployment og change management
- Monitoring og optimization

2. ROI measurement framework

METRICS:
- Development cost per automation
- Maintenance cost per automation
- Time savings per process
- Error reduction percentage
- Employee satisfaction impact
- Customer satisfaction impact
- Scalability og reusability

REPORTING:
- Monthly automation dashboard
- Quarterly ROI review
- Annual strategic assessment
- Exception og incident reporting

Avancerede use cases

1. Intelligent document processing

SCENARIO: Automatiser kontraktgennemgang

PROCES:
1. AI læser indkommende kontrakter
2. Ekstraherer nøgle-termer og conditions
3. Sammenligner med standard-templates
4. Identificerer afvigelser og risici
5. Router til relevant juridisk ekspert
6. Tracker approval status
7. Arkiverer godkendte kontrakter
8. Opdater CRM med kontraktdetaljer

AI KOMPONENTER:
- Natural language processing
- Named entity recognition
- Risk scoring algorithms
- Intelligent routing rules

2. Predictive maintenance automation

SCENARIO: Proaktiv vedligeholdelse baseret på IoT data

DATAKILDER:
- Sensor data fra produktionsudstyr
- Historisk vedligeholdelsesdata
- Produktionsplaner
- Reservedels-lager

AUTOMATION:
1. Kontinuerlig monitoring af sensor-data
2. ML-model forudsiger vedligeholdelsebehov
3. Automatisk bestilling af reservedele
4. Planlægning af vedligeholdelse i produktions-pauser
5. Notifikation til teknisk team
6. Opdatering af CMMS system
7. ROI tracking og optimization

BUSINESS IMPACT:
- 30% reduktion i uplanlagt nedetid
- 25% reduktion i vedligeholdelsesomkostninger
- Forbedret OEE og produktivitet

Performance optimization

Scalability considerations:

DESIGN PRINCIPPER:
- Modular automation design
- Reusable components og templates
- Centralized configuration management
- Automated testing og validation
- Version control og deployment pipelines

MONITORING:
- Real-time execution monitoring
- Performance metrics og SLA tracking
- Proactive error detection
- Capacity planning og resource optimization
- Business impact measurement

🎯 Praktiske øvelser og projekter

Øvelse 1: Identificer automation opportunities

I jeres eget arbejde, find 3 opgaver der:

  • Tager mere end 30 minutter
  • Gentages ugentligt eller oftere
  • Følger samme trin hver gang
  • Involverer copy/paste eller data-indtastning

Evaluer hver opgave:

  • Hvor mange timer spares per måned?
  • Hvor kompleks er automationen?
  • Hvad er ROI over 1 år?

Øvelse 2: Byg simpel automation

Opgave: Automatiser ugentlig status-rapport

Trin:

  1. Identificer data-kilder
  2. Design workflow på papir
  3. Byg automation i Power Automate Desktop
  4. Test med dummy-data
  5. Deploy til produktion
  6. Mål tidsbesparelse

Øvelse 3: Business case udvikling

Scenario: Foreslå RPA-projekt til ledelsen

Lav business case med:

  • Problem-beskrivelse
  • Foreslået løsning
  • Implementerings-plan
  • ROI-beregning
  • Risk assessment
  • Success criteria

📚 Ressourcer og næste skridt

Learning resources

  • Microsoft Learn: Gratis Power Automate kurser
  • Power Automate Community: Forum og eksempler
  • YouTube: Step-by-step tutorials
  • LinkedIn Learning: Strukturerede kurser

Certificering

  • Microsoft Certified: Power Platform Functional Consultant
  • Microsoft Certified: Power Automate RPA Developer

Community og support

  • Power Users Community: Deling af best practices
  • Local user groups: Netværk og erfaringsudveksling
  • Microsoft Support: Teknisk hjælp og troubleshooting

🤖 Tip: Start småt med simple automations og byg erfaring gradvist. RPA handler om at frigøre tid til mere værdiskabende arbejde!